Bekendmaking
Budgethoudersregeling Zoeterwoude
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a)
- b)
- c)
- d)
-
e)
budgethouder: functionaris (algemeen directeur/domeindirecteur/coördinator/ projectleider/programmamanager) die ervoor moet zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer is van alle budgetten en kredieten die tot zijn/haar team/onderdeel/opdracht behoren. Deze functionaris is geautoriseerd tot het aangaan van opdrachten tot aan de in deze regeling bepaalde grens;
- f)
- g)
- h)
- i)
- j)
- k.
- l)
- m)
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
-
1.
De budgethouder is binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Algemeen bevoegdhedenbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering van de daarbij behorende taken door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
-
1.
De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.
- 2.
- 3.
Ondertekening
Aldus besloten in de vergadering van 5 april 2022.
Het college van Burgemeester en Wethouders
de secretaris
W.A.M . Zoetemelk- van der Hulst
de burgemeester
F.Q.A. van Trigt
Toelichting op budgethoudersregeling Zoeterwoude 2022
In de Financiële verordening van de gemeente Zoeterwoude is opgenomen dat het college een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot:
een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en krediet verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van budget. Hiermee wordt aangesloten bij de wetgeving in artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;
een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover. Aanleiding voor het herzien van de budgethoudersregeling 2012 was de wijziging van de organisatie.
De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de begrotingsprogramma’s en beleidsvelden de begroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op beleidsveldniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie. De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en projecten en de optimalisering van de bedrijfsvoering.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling.
De raadsgriffier wordt bewust niet benoemd in deze regeling aangezien de raadsgriffier los staat van de ambtelijke organisatie. Daarbij is het niet de bevoegdheid van het college om een functie of taak toe te wijzen aan de raadsgriffier. De raadsgriffier beheert verschillende budgetten van de gemeenteraad en voert dezelfde taken uit als de budgethouder. De raadsgriffier wordt om deze reden in de uitvoering gelijk gesteld aan een budgethouder.
Het college geeft in de vorm van de budgethoudersregeling opdracht aan de algemeen directeur om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De algemeen directeur draagt deze budgetverantwoordelijkheid met de teamleiders. Tevens kan budgetverantwoordelijkheid worden verleend aan projectleiders en programmamanagers.
Een budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen vanuit de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente Zoeterwoude.
Om het systeem beheersbaar te houden (aantal routecodes en risico op onregelmatigheden), moet er door de budgethouders wel terughoudend met het benoemen van budgetbeheerders worden omgegaan.
Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder
Het aangaan van de verplichting is de handeling waarop de autorisatie moet plaatsvinden. Op dit moment bestaat echter nog niet de mogelijkheid tot het zichtbaar in het systeem autoriseren van de verplichting (contract/inkooporder). Het realiseren daarvan vraagt belangrijke technische aanpassingen in het administratief systeem en een cultuurverandering, waardoor niet verwacht wordt dat dit binnen één jaar gerealiseerd kan worden. Omdat aanpassing niet op korte termijn wordt gerealiseerd, verdient het aanbeveling de tekst meer af te stemmen op de huidige situatie. De autorisatie in het administratief systeem geschiedt momenteel op de factuurverwerking en niet bij de registratie van de verplichting. Overigens is het wel van belang dat bij het aangaan van de verplichting de budgethouder beoordeelt of dit past binnen budget, doelmatig is, etc.. Maar dit uit zich nog niet in een autorisatie van de verplichting in het administratief systeem.
De verantwoordelijkheden van de budgethouder bestaan uit de volgende zaken (niet uitputtend): - Het sturen, beheersen en verantwoorden van het budget.
Zorgen voor adequate en actuele onderbouwing van budgetramingen.
In samenspraak met de budgetbeheerder aantoonbaar maken dat de prestatie geleverd is tegen de vooraf gemaakte (financiële) afspraken en voorwaarden. Dit kan gebeuren vanaf een drempelbedrag.
Het aanleveren van gegevens voor het opstellen van de Kadernota, de Programmabegroting, bestuursrapportages en de jaarstukken en het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van per onderdeel te leveren prestaties en daarvoor benodigd budget.
Het bewaken van op zijn gemandateerde budget geboekte inkooporders, kosten en opbrengsten. Hieronder valt het controleren van goed te keuren facturen en het controleren van budgetoverzichten op over-/onderschrijding van het beschikbare budget en het aangaan en vastleggen van verplichtingen.
De verantwoordelijkheid voor een efficiënte (zo zuinig mogelijk gegeven de gewenste kwaliteit), doeltreffende en rechtmatige besteding van gelden binnen de door Zoeterwoude vastgestelde kaders. Hiertoe behoort onder meer het inkoop- en aanbestedingsbeleid. - Het realiseren van de afgesproken kwantiteit en kwaliteit van de producten en diensten binnen de afgesproken budgetten - Opdracht geven voor de levering van werken, goederen of diensten.
Rechtmatig, doelmatig en doeltreffend in de zin van artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet.
Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder
De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen.
Budgetbeheerders worden door budgethouders aangewezen en dit wordt vastgelegd in de financiële administratie. Tevens wordt hier de onderlinge vervanging in vastgelegd.
Onder een tijdige en juiste registratie van ontvangen facturen en uitgaande nota’s wordt verstaan het vastleggen van het getekende contract en offerte, prestatieverklaring en een zichtbare controle op de juiste prijs.
Artikel 6 Verrekenbaarheid tussen budgetten
De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. En tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor de financiële beheersing van de gemeentebegroting is het van belang dat budgethouders weten hoe “hun” budgetten zich ontwikkelen en waar risico’s op mee- en tegenvallers zijn. Van de budgethouders wordt een actieve rol verwacht.
Een budgethouder laat zich niet verrassen door de cijfers en zorgt dat er op basis van de cijfers tijdig actie wordt ondernomen. Als er risico’s worden geïdentificeerd, leidt dat waar mogelijk tot beheersingsmaatregelen en vermelding in de risicoparagraaf.
Als tegenvallers worden voorzien, is de vraag welke compenserende acties nodig zijn om de overschrijding te vermijden.
Als dat niet lukt, is de vraag aan de orde hoe de overschrijding kan worden gecompenseerd. Zelf oplossen is daarbij het adagium. Dat kan bijvoorbeeld als er budgetruimte is binnen de andere budgetten van de budgethouder. De overschrijding kan daaruit worden gecompenseerd mits de productruimte ruimte biedt en de productiedoelstellingen geen geweld aan worden gedaan.
Als een tegenvaller niet kan worden opgevangen binnen de eigen budgetten wordt hierover gerapporteerd aan directie en de raad.
Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen.
Artikel 7 Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder
In geval van vakantie of bij andere omstandigheden waardoor een budgethouder/-beheerder zijn rol niet kan vervullen vindt vervanging plaats door een collega budgethouder-/beheerder. Dit wordt vooraf afgestemd tussen desbetreffende budgethouder, budgetbeheerders, financieel adviseur en financiële administratie.